Кіріспе
Құжаттау жүйесі ұйымның күнделікті жұмысында маңызды рөл атқарады, себебі бұл құжаттар ұйымның іс-әрекетін, оның мақсаттары мен міндеттерін айқындайды. Құжаттар ұйымның заңды мәртебесін, қаржылық және шаруашылық қызметін дәлелдейтін дәлелдер ретінде қызмет етеді. Құжаттарды дұрыс рәсімдеу мен сақтау ережелерін білу ұйым жұмысының тиімділігін қамтамасыз етеді, сондай-ақ оны заңды тұрғыдан қорғайды. Бұл мақалада құжаттарды рәсімдеудің және сақтаудың негізгі ережелері мен талаптары қарастырылады.
Негізгі бөлім
- Құжаттарды рәсімдеу ережелері
Құжаттарды дұрыс рәсімдеу ұйымның жұмысында рет пен тәртіпті сақтауға, құжаттардың заңды күші мен дұрыс пайдаланылуын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. Құжаттарды рәсімдеуде бірнеше негізгі ережелер мен талаптар бар:
- Құжаттың атауы: Құжаттың атауы оның мазмұны мен мақсатын анық көрсетуі тиіс. Құжат атауы қысқа әрі нақты болуы керек. Мысалы, келісім-шарт, акт, бұйрық, хаттама, өтініш және т.б.
- Құжаттың нөмірі: Әрбір құжатқа нөмір берілуі қажет. Бұл құжаттардың тіркеуін бақылауға және олардың дұрыс сұрыпталуын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді. Құжаттың нөмірі әртүрлі болуы мүмкін: жылдық нөмірлеу, ай сайынғы немесе ретке келтірілген жүйе бойынша.
- Құжаттың күні: Құжаттың ресімделген күні оның заңды күшіне енуіне, сондай-ақ құжаттың іске асыру мерзімін бақылауға әсер етеді. Құжаттың күні нақты әрі дұрыс көрсетілуі тиіс.
- Құжаттың қолтаңбасы және мөрі: Құжатты рәсімдеу кезінде оның заңды күшке ие болуы үшін тиісті тұлғалар қол қойып, ұйымның мөрі қойылуы қажет. Қолтаңба құжаттың ресми екенін, ал мөр оның ұйымның атынан рәсімделгенін растайды.
- Құжаттың мазмұны мен құрылымы: Құжаттың мазмұны айқын және түсінікті болуы керек. Әрбір құжаттың құрылымы сол құжаттың мақсатына байланысты әртүрлі болуы мүмкін, бірақ оған енгізілген ақпарат дәл, нақты және толық болуға тиіс.
- Құжаттарды сақтау ережелері
Құжаттарды дұрыс сақтау — оларды уақытында табуға және пайдалануға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, бұл құжаттардың заңды күшін сақтауға, сондай-ақ қажеттіліктер үшін олардың сақталуын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
- Құжаттарды сақтау мерзімі: Құжаттарды сақтау мерзімі олардың түріне байланысты әртүрлі болуы мүмкін. Мысалы, қаржылық құжаттар (шот-фактуралар, төлем құжаттары) ұзақ уақыт сақталуы қажет, ал хаттамалар мен күнделікті хаттар қысқа мерзімде сақталуы мүмкін. Әдетте, ұйымдар құжаттарды сақтау мерзімін өздерінің ішкі саясаттарына сәйкес белгілейді.
- Құжаттарды физикалық сақтау: Құжаттарды сақтау орындары мен жағдайлары дұрыс ұйымдастырылуы керек. Құжаттарды арнайы сейфтерде немесе архивтерде сақтау қажет. Құжаттарды ылғалдан, жыртылудан және өрттен қорғау үшін оларды арнайы қорғаныс құралдарымен қамтамасыз ету маңызды.
- Электронды құжаттарды сақтау: Қазіргі уақытта құжаттардың көпшілігі электронды форматта сақталады. Электронды құжаттарды сақтау үшін арнайы серверлер мен бұлттық жүйелер қолданылады. Сонымен қатар, құжаттардың электронды көшірмелерін сақтап, олардың резервтік көшірмелерін жасау маңызды.
- Құжаттарды жүйелеу: Құжаттарды сақтау жүйесін ұйымдастыру кезінде оларды айқын белгілеу және жіктеу қажет. Құжаттарды ретке келтіру үшін оларды түрлері, кезеңдері немесе құжат түрлерінің маңыздылығына қарай топтастыру қажет. Мұның бәрі құжаттарды іздегенде немесе қажетті ақпаратты табуда жеңілдетеді.
- Құжаттарды жою: Құжаттардың сақталу мерзімі өткен соң немесе олардың заңды күшін жоғалтқан кезде оларды дұрыс жою ережелері сақталуы тиіс. Құжаттарды жою кезінде оларды толықтай жою үшін арнайы рәсімдер мен тәсілдер қолданылады. Мысалы, құжаттарды арнайы жою машинасымен жою немесе құпия ақпаратты қорғау үшін оларды өртеп жіберу.
- Құжаттарды рәсімдеу мен сақтау саясаты
Әрбір ұйымның өзіне тән құжаттарды рәсімдеу және сақтау саясаты болуы тиіс. Бұл саясат ұйымның жұмысын реттейді және құжаттардың дұрыс рәсімделуін, сақталуын және қажет болған жағдайда жойылуын қамтамасыз етеді. Құжаттарды басқарудың тиімді саясаты ұйымға құқықтық және қаржылық мәселелерде тәртіпті сақтауға, құжаттарды дұрыс басқаруға және жұмыс барысындағы ақпаратты сенімді сақтауға мүмкіндік береді.
Қорытынды
Құжаттарды рәсімдеу мен сақтау ережелері – кез келген ұйымның тиімді жұмысын қамтамасыз ететін маңызды аспектілердің бірі. Құжаттардың дұрыс рәсімделуі, дұрыс сақталуы және қажет болған жағдайда жойылуы заңды талаптарға сәйкес болуы керек. Бұл ережелерді сақтау ұйымды басқарудың заңдылықтарына сәйкес жүргізуге, құжаттардың жоғалуын немесе бұзылуын болдырмауға мүмкіндік береді. Сондықтан, әрбір ұйымның құжаттарды рәсімдеу және сақтау ережелерін дұрыс ұйымдастыруы – оның тұрақты және тиімді жұмыс істеп, қоғамда сенімділікті қалыптастыруға негіз боларлық шарт.