Кіріспе
Қазіргі заманда ақпараттық технологиялар (АТ) барлық салаларда, соның ішінде іс жүргізу саласында да кеңінен қолданылып келеді. Іс жүргізу — бұл ұйымның немесе мемлекеттік органның құжаттық айналымын, оның орындалуын бақылауды, құжаттарды сақтау мен өңдеуді қамтамасыз ететін жүйе. Ақпараттық технологиялардың енгізілуі іс жүргізуді автоматтандыруға, құжаттарды өңдеуді жылдамдатуға, тиімділікті арттыруға, қағазбастылықты азайтуға мүмкіндік береді. Іс жүргізуде ақпараттық технологияларды қолдану құжат айналымын жеңілдетіп қана қоймай, оны сенімді, қауіпсіз әрі тиімді түрде басқаруға жол ашады.
Негізгі бөлім
- Ақпараттық технологиялардың іс жүргізуде қолданылуының артықшылықтары
Ақпараттық технологияларды іс жүргізуде қолданудың бірнеше маңызды артықшылықтары бар:
- Жылдамдық және тиімділік: Құжаттарды электронды түрде рәсімдеу және өңдеу уақытты үнемдейді. Құжаттар бір орында сақталып, кез келген уақытта қолжетімді болады. Сонымен қатар, құжаттарды жылдам іздеу мүмкіндігі құжаттармен жұмыс істегенде уақытты үнемдейді.
- Құжат айналымын автоматтандыру: Ақпараттық технологиялар арқылы құжат айналымын автоматтандыру мүмкіндігі пайда болады. Құжаттар жүйеде тіркеліп, автоматты түрде тиісті орындарға жолданады, бұл қолмен басқаруды азайтады және адами қателіктерді болдырмайды.
- Қауіпсіздік және құпиялылық: Ақпараттық технологиялар электронды құжаттарды қорғауға, сақтау және өңдеуді қауіпсіз етуге мүмкіндік береді. Электронды құжаттарға тек рұқсат етілген тұлғалар қол жеткізе алады, бұл құпия ақпараттың қауіпсіздігін қамтамасыз етеді. Құжаттар үшін арнайы криптографиялық қорғаныс құралдары мен парольдер қолданылады.
- Қағазбастылықты азайту: Электронды құжаттар қағаз құжаттарымен салыстырғанда ыңғайлырақ және үнемді. Қағаз құжаттарды басып шығару, сақтау және тасымалдау шығындары азайып, экологиялық тұрғыда да пайдалы болып табылады.
- Құжаттардың ұзақ мерзімді сақталуы: Электронды құжаттар физикалық тұрғыдан зақымдалмайды, жыртылмайды, жоғалмайды. Олар арнайы сақтаушы жүйелерде ұзақ уақыт бойы сақталуы мүмкін.
- Ақпараттық технологияларды іс жүргізуге енгізу әдістері
Іс жүргізу саласында ақпараттық технологияларды қолданудың бірнеше негізгі әдістері бар:
- Электронды құжат айналымы (ЭҚА): Электронды құжат айналымы жүйелері (мысалы, 1С, SAP, DocFlow) құжаттарды қабылдау, өңдеу, тіркеу, сақтау, жіберу және алу процестерін автоматтандырады. Бұл жүйелер ұйым ішінде құжаттармен жұмыс істеуді ыңғайлы әрі жылдам етеді. Құжаттардың электронды нұсқалары пайдаланушылар арасында оңай әрі қауіпсіз таратылады.
- Құжаттарды басқару жүйелері: Құжаттарды басқару жүйелері құжаттардың барлық түрлерін (құқықтық, қаржылық, әкімшілік, т.б.) тіркеп, сақтауды, іздеуді және қайта өңдеуді жеңілдетеді. Бұл жүйелер құжаттармен жұмыс істеу уақытын қысқартып, ұйым ішінде құжаттардың кез келген өзгерісін бақылауға мүмкіндік береді.
- Электронды қолтаңба: Электронды қолтаңба құжаттың заңды күшін сақтауға мүмкіндік береді. Ол тұлғаның нақты бір әрекетті орындағанын, құжаттың өзгермегенін және оның құпиялылығын қамтамасыз етеді. Электронды қолтаңба арқылы құжаттарды қашықтықтан қабылдап, рәсімдеуге болады.
- Құжаттарды іздеу жүйелері: Құжаттарды іздеу жүйелері құжаттарды сақтауға және тез іздеуге арналған жүйелер болып табылады. Бұл жүйелер құжаттың сипаттамаларына немесе мазмұнына сәйкес іздеу жүргізу арқылы қажетті құжаттарды жылдам табуға мүмкіндік береді.
- Ақпараттық технологияларды қолдану саласындағы қауіпсіздік шаралары
Ақпараттық технологияларды іс жүргізуде қолдану кезінде ақпараттың қауіпсіздігін қамтамасыз ету өте маңызды. Құжаттардың құпиялылығын және олардың заңды мәртебесін сақтау үшін келесі қауіпсіздік шараларын қолдану қажет:
- Кодтау және шифрлау: Құжаттарды жіберу және сақтау кезінде ақпаратты кодтау немесе шифрлау қолдану құжаттың тек рұқсат етілген тұлғаларға қолжетімді болуын қамтамасыз етеді. Бұл әдіс сыртқы қауіп-қатерлерден (мысалы, хакерлік шабуылдардан) қорғануға мүмкіндік береді.
- Қолжетімділік құқықтары: Электронды құжаттарға қолжетімділікті басқару жүйесі жұмыс істейді. Әрбір қызметкердің құжаттарды көруге, өңдеуге немесе өзгертуге рұқсаты бар. Бұл жүйе арқылы құжаттарға қатысты құқықтар белгіленеді.
- Резервтік көшірмелер: Құжаттарды жоғалту немесе зақымданудан қорғау үшін оларды резервтік көшірмелермен қамтамасыз ету маңызды. Бұл үшін арнайы серверлер мен бұлттық сақтау жүйелері қолданылады.
- Іс жүргізу жүйелерін енгізудегі қиындықтар
Ақпараттық технологияларды енгізудің бірқатар қиындықтары мен шектеулері бар:
- Қызметкерлердің білім деңгейі: Ақпараттық технологияларды тиімді пайдалану үшін қызметкерлердің арнайы дайындықтары мен біліктіліктері қажет. Бұл технологияларды енгізу және қызметкерлерді оқыту қосымша ресурстар мен уақытты талап етеді.
- Құқықтық аспектілер: Электронды құжаттар мен ақпараттың заңды күші болғанымен, кейбір заңдық мәселелер туындауы мүмкін. Ақпараттық технологиялармен жұмыс істеу үшін құқықтық ережелер мен нормалар толық дамымаған жағдайларда қиындықтар туындауы мүмкін.
- Құпиялылық мәселелері: Ақпараттық технологиялар жүйесіне қол жеткізу қауіптері мен деректердің ұрлану мүмкіндігі құпия ақпараттың сақталуына қауіп төндіреді. Осыған байланысты қосымша қауіпсіздік шаралары мен қорғау құралдарын енгізу қажет.
Қорытынды
Ақпараттық технологияларды іс жүргізуде қолдану жұмыс процесін тиімдірек әрі жылдам етуге мүмкіндік береді. Олар құжаттарды рәсімдеуді автоматтандырып, қауіпсіздікті қамтамасыз етеді, қағазбастылықты азайтып, уақытты үнемдейді. Дегенмен, ақпараттық технологияларды енгізу кезінде қауіпсіздік мәселелерін, қызметкерлердің дайындығын және заңдық аспектілерді ескерген жөн. Тиімді түрде қолданылған жағдайда, ақпараттық технологиялар іс жүргізудің сапасын айтарлықтай арттырады, оны уақыт талаптарына сай жетілдіреді.